« La licence d’occasion doit devenir un réflexe. Vous devez l’intégrer dans votre réflexion comme une alternative à l’éditeur. »
En 2017, face à la fin programmée du support d’Office 2007, cette grande entreprise française, leader du secteur des télécommunications, se trouvait dans l’obligation de renouveler son parc logiciel de près de 100 000 licences. Une opération qui impliquait alors des coûts de maintenance très importants. La responsable des actifs logiciels décide alors de se tourner vers le marché des licences d’occasion. Un choix judicieux mais qu’il a fallu défendre en interne.
Quel périmètre logiciel était concerné par le marché d’occasion ?
Nous devions en priorité renouveler notre parc de suites bureautiques sous licence Office 2007 dont la maintenance nous coûtait plusieurs millions d’euros par an. Nous avons alors opté pour le marché d’occasion principalement afin de réduire nos frais de maintenance et essentiellement acquis des licences Microsoft Office 2013 et 2016.
Quels facteurs vous ont convaincu de choisir la bonne option ?
L’équation économique s’est avérée déterminante. Le coût d’acquisition était 75 % moins cher. Nous avions également envisagé d’autres solutions éditeurs, comme Oracle, mais plus complexes. Le moment était opportun car, à terme, les modèles d’abonnement prendront le pas sur les licences perpétuelles on premise. La licence d’occasion est une stratégie à un instant T mais pas sur le long terme.
« Nous avons économisé plusieurs millions d’euros par rapport à un achat classique de licences, et même plusieurs dizaines de millions d’euros au regard du prix des offres cloud. »
Sur quels critères reposait le choix de votre place de marché ?
Softcorner était l’entreprise qui présentait le plus de garanties parmi les acteurs du marché que nous avions étudiés. Non seulement ils se sont montrés très souples par rapport à notre demande mais leurs processus étaient très clairs. Le principe de mise en relation avec les acheteurs nous semblait plus transparent que celui proposé par les courtiers.
Comment Softcorner vous a accompagnés tout au long de votre démarche ?
Ils nous ont proposé un accompagnement sur-mesure étant donné le très grand volume de licences concernées. Toute la complexité du marché d’occasion repose sur la disponibilité des logiciels. Les équipes de Softcorner ont non seulement activé les leviers essentiels pour trouver le réseau de vendeurs adéquat à notre demande, mais elles ont également su « maintenir les liens actifs » pendant les quelques mois nécessaires à nos processus en interne.
Quels principaux freins avez-vous dû lever ?
Il a fallu convaincre les dirigeants en interne. Leurs craintes portaient principalement sur la sécurité des produits achetés et la relation avec Microsoft. Nous sommes en effet revendeurs de la marque. Mais Microsoft fait de son offre cloud sa priorité donc le marché de l’occasion ne constitue pas un obstacle majeur. Toutefois, il a fallu prendre le temps en amont de vérifier les contrats d’acquisition des licences et travailler avec la direction des Achats pour intégrer Mangopay, la solution de paiement pour les marketplaces, dans nos process.
Quels sont les principaux avantages à recourir au marché d’occasion ?
Au-delà de l’intérêt financier, il peut être intéressant de compléter son parc de licences d’occasion dans le cadre d’un audit. Si vous utilisez plus de licences que prévu, vous pouvez notamment compléter vos actifs par des logiciels d’occasion, moins coûteux. La revente de vos propres actifs logiciels peut aussi à terme être une option intéressante. Mais dans notre cas, elle est plus difficile car les licences ont été acquises en lots de très grande taille donc impossibles à revendre à l‘unité.
Quatre ans après vos premières acquisitions, quels retours d’expérience en avez-vous ?
Aujourd’hui, ce principe de licences d’occasions est très bien accueilli en interne. Les contrôleurs de gestion notamment sont très satisfaits ! Depuis 2017, nous avons ainsi complété notre parc logiciel avec des licences Microsoft Office et Project achetées via Softcorner. La plateforme fait désormais partie intégrante des options envisagées dès que nous avons besoin de licences. Il faut juste vérifier si la licence en question s’y prête.
Quelle sont les prochaines étapes ?
Nous envisageons de recourir au marché d’occasion autant que possible, au moins jusque 2026 voire au-delà pour les très anciennes licences encore utilisées. C’est une vraie opportunité de continuer à faire vivre à moindre coût les anciens systèmes qui ont peu besoin d’évoluer. Il reste encore quelques années pour optimiser ses coûts logiciels avant que les licences perpétuelles disparaissent pour laisser la place à des modèles 100 % cloud. Le télétravail a changé la donne. Les prix risquent de flamber donc les entreprises vont devoir faire des choix pour rationaliser leur parc au plus près des besoins réels de leurs utilisateurs. La question de la gestion des licences devient indispensable.
Quelles recommandations pourriez-vous faire ?
Allez-y sans hésitation mais prenez le temps en amont d’étudier chaque dossier et chaque contrat. Vérifiez bien les conditions d’usage des licences car elles dépendent de chaque éditeur. Le marché de l’occasion représente un contrepouvoir intéressant vis-à-vis des éditeurs et représente des économies substantielles pour un produit identique.
Les 3 points clés
- Benchmarkez les différents éditeurs pour étudier toutes les possibilités de renouvellement de votre parc.
- Comparez les différents acteurs du marché : courtiers et marketplaces.
- Vérifiez la compatibilité de vos licences avec l’achat d’occasion pour vous assurer de la faisabilité de la transaction.
Les chiffres clés
- Parc logiciel de 100 000 licences Office 2007.
- Prix d’achat d’occasion 75 % inférieur à celui d’une licence « classique ».
- Plusieurs millions d’euros d’économies réalisées.
