Un système informatique repose sur des composants de nature différente, le hardware qui correspond au terminal et aux périphériques, et le software qui correspond à la partie logicielle regroupant le système d’exploitation et les applications. Le Journal officiel du 22 septembre 2000 a défini cette partie immatérielle du dispositif informatique comme un « ensemble de programmes, de procédés et règles, et éventuellement de la documentation, relatifs au fonctionnement d’un ensemble de traitement de données ». La possession, l’utilisation, le partage, la modification des logiciels sont régis par une licence d’utilisation et des droits d’auteur qui déterminent les obligations de chacun.
Ce que recouvre la licence de logiciel
La licence de logiciel correspond donc à un contrat à travers lequel le titulaire des droits du logiciel autorise un tiers à en faire usage. La licence de logiciel précise les modalités d’installation et la possibilité de faire des copies de sauvegarde. Ce contrat de licence utilisateur final (CLUF) définit également les modalités d’usage, le nombre de postes sur lesquels le logiciel peut être installé (fourniture d’une clé de licence mono utilisateur ou en volume), ou le nombre d’utilisateurs pouvant y accéder dans le cadre d’une configuration client-serveur. La licence détermine également la durée pendant laquelle le logiciel va pouvoir accéder à des mises à jour mineures et majeures, et la durée du support. Dans ces licences logicielles commerciales, il est également précisé les modalités financières qui peuvent être soit forfaitaires, soit périodiques.
Les licences de logiciel les plus fréquentes sont les licences libres qui couvrent les droits relatifs aux logiciels libres en matière d’utilisation, de modification et d’accès aux sources. Un logiciel libre n’est pas synonyme de gratuité, et certaines applications peuvent être payantes, comme les licences sharewares qui ouvrent soit un droit temporaire, soit un droit fonctionnellement limité sur un logiciel. À l’issue d’une période d’essai déterminée, l’utilisateur final doit s’acquitter du prix de la licence de logiciel auprès du titulaire des droits. Les licences de logiciels commerciaux comme les outils bureautiques, les applications de gestion… sont des licences de type propriétaire (il n’est pas possible d’accéder au code source et de le modifier). L’acquisition du droit d’usage de la licence, qui donne accès à une clé de licence permettant l’installation et l’exploitation du programme, se fait suivant un mode forfaitaire pour les versions on premise et sous forme d’abonnement pour les versions cloud on demand.
Les licences OEM (Original Equipment Manufacturer) sont des licences complètes livrées avec une machine. Ce type de licence concerne en général les systèmes d’exploitation comme Windows 10, Windows Server ou MacOS, et des outils bureautiques comme Microsoft Office. La licence de logiciel OEM n’est valable que pour une machine, et sa durée de vie est calquée sur la durée de vie du poste avec lequel elle est vendue.
Le contrat de licence de logiciel est en général un document numérique qui est signé électroniquement lors de l’achat ou de la location du logiciel.
La différence entre une licence on premise et on demand
Les licences de logiciel on premise et on demand correspondent à deux approches technologiques différentes. La licence de logiciel on premise correspond à une licence perpétuelle dont le prix est payé en une fois à l’achat. Le droit d’usage du logiciel n’est pas limité dans le temps, et l’installation du programme se fait en local sur votre terminal, ou votre serveur pour les systèmes serveur.
La licence de logiciel on demand est liée à l’utilisation d’une solution en mode SaaS (software as a service) comme Microsoft 365. Suivant cette configuration, le logiciel n’est pas installé en local. Il est installé sur le cloud, sur les infrastructures déployées de l’éditeur, et vous y accédez en étant connecté via internet. L’accès à une application on demand est lié à un système d’abonnement qui inclut l’accès à la version de l’application choisie et aux mises à jour régulières de l’éditeur. Cette simplicité d’utilisation a un coût élevé, puisqu’il vous rend totalement tributaire du mode de fonctionnement de l’éditeur en matière de licence de logiciel. Il implique d’adapter votre parc aux besoins en ressources des logiciels on demand, pour des solutions souvent surdimensionnées par rapport aux besoins fonctionnels de la majeure partie des utilisateurs.
Grâce à ces nombreuses innovations, il est possible de construire des architectures hybrides intégrant des solutions on premise pour les applications métiers ou bureautiques, et des licences de logiciel on demand pour les applications collaboratives plus spécifiques comme Zoom, Trello, Microsoft Teams…
La gestion des licences pour les entreprises à l’heure du green IT
La gestion des licences logicielles pour PME et ETI est un enjeu majeur d’un point de vue technologique et financier. Il s’agit d’un poste d’autant plus stratégique que l’informatique occupe une place prépondérante dans tous les secteurs de l’entreprise à travers la digitalisation de tous les processus et la démultiplication des supports. Cela contribue à la performance de l’entreprise et garantit la fluidité de l’information technique, commerciale et comptable entre tous les acteurs. Si elles ne sont pas maîtrisées, ces évolutions s’accompagnent inéluctablement d’une augmentation des besoins en matière de ressources et d’un renouvellement des postes utilisateurs pour assurer la compatibilité des dernières licences logicielles. La réduction de la durée d’utilisation des équipements informatiques et les mises à jour systématiques des logiciels vont à l’encontre des enjeux environnementaux actuels qui préconisent d’adopter une stratégie numérique responsable et donc, un engagement green IT.
La reconnaissance en 2012 par la Cour européenne de justice (CUJE) de la licence logicielle comme un actif de l’entreprise a entraîné une prise de conscience de la valeur potentielle du parc logiciel informatique. Elle a participé au développement de stratégies d’asset management dans de nombreuses PME et ETI. L’asset management ou la gestion des actifs logiciels consiste à cartographier précisément le parc de licences de logiciel installées, utilisées et inutilisées, et de cartographier de la même manière le parc matériel, les ressources utilisées, les systèmes d’exploitation, les périphériques. Il s’agit d’identifier les besoins techniques et fonctionnels afin de vérifier l’adéquation entre l’existant et les besoins à court et moyen terme exprimés par les différentes BU.
Licence de logiciel d’occasion, les vertus de l’économie circulaire
À partir de l’état des lieux que vous aurez réalisé, vous pourrez déterminer les licences de logiciel que vous allez décommissionner et revendre sur le marché de l’occasion sur la marketplace Softcorner. Vous aurez également une vision précise des besoins de vos collaborateurs, et vous pourrez acheter vos logiciels en occasion, moins cher, sur la plateforme Softcorner. Cela vous permettra de mener à bien vos projets, et de compléter à moindre coût votre parc de licence de logiciel, si le volume de logiciels utilisés est supérieur au volume de licences disponibles.
