La gestion des licences logicielles et des versions en entreprise est souvent un vrai casse-tête, notamment pour les outils aussi essentiels que transversaux que sont les suites bureautiques. Microsoft, leader incontesté sur ce segment, a su imposer sa suite bureautique office comme un standard du marché et l’a fait évoluer au fil des versions pour l’adapter à des nouveaux besoins et à des nouveaux usages. Les dernières versions les plus avancées technologiquement proposent une expérience utilisateur toujours plus connectée, collaborative et fluide, marquée par un engagement fort de l’éditeur sur les technologies du cloud avec la licence on demand Microsoft 365 (nouvelle appellation d’office 365) et la poursuite de versions perpétuelles avec les licences on premise office 2016 et 2019.
Si la volonté affichée de l’éditeur est de privilégier les versions SaaS avec abonnement, le choix des DSI utilisatrices des suites office doit rester ouvert pour permettre à chacune de sélectionner les solutions en fonction de ses besoins fonctionnels. Les DSI peuvent ainsi construire une architecture optimisée en mode hybride ou perpétuel, en phase avec les objectifs IT en termes d’utilisation, de projets et d’investissement financier.
on premise vs on demand, quelle version choisir ?
Il y a peu de temps encore, la question du choix entre une version on premise et un abonnement avec la version Microsoft 365 ne se posait pas de manière aussi prégnante. Sur un secteur banalisé comme la suite bureautique, les DSI avaient coutume de déployer les versions logicielles en fonction de l’environnement et de la compatibilité matérielle. Suivant l’ancienneté du parc, il était fréquent de voir se côtoyer des versions d’office 2013, 2016, 2019 et 365. L’urgence actuelle oblige à redéfinir les process et à rechercher des équilibres technologiques et économiques pour répondre aux besoins fonctionnels des utilisateurs et de maîtrise des investissements.
En mettant en place une stratégie d’asset management, les DSI reprennent le pouvoir vis-à-vis des éditeurs de logiciels. Elles profitent des opportunités offertes par le second marché de la licence d’occasion on premise avec la marketplace Softcorner pour suivre leurs propres objectifs d’investissement technologique et ne pas subir la roadmap des éditeurs. Le panel de solutions sur le marché de la licence logicielle d’occasion on premise permet aux DSI de choisir les versions adaptées à l’utilisation de chaque service et de donner à chaque collaborateur les outils dont il a besoin suivant son profil. Elles pourront compléter leur architecture logicielle on premise avec des licences on demand Microsoft 365, pour des profils et des configurations plus spécifiques. Étant donné les hausses de tarifs prévues sur la version cloud en mars 2022, les DSI ont tout intérêt à actualiser la gestion de leur actif logiciel bureautique on demand, au regard de ces éléments financiers.
D’un point de vue fonctionnel, office 365 ou office 2016/2019 ?
Le choix des DSI va d’abord être conditionné par la couverture fonctionnelle offerte par les différentes versions on premise office 2016/2019 et on demand office 365. Les différences notables entre les versions en licence définitive (on premise) et avec abonnement (on demand) résident dans la fréquence des mises à jour et l’ajout de nouvelles fonctionnalités. D’après les annonces de l’éditeur, office 2019 est la dernière version on premise et les mises à jour dont elle bénéficiera consistent principalement en des mises à jour de sécurité et des correctifs. D’un point de vue fonctionnel, la version on demand office 365 propose les mêmes fonctions et applications essentielles que les solutions office 2016 et 2019, avec en plus des fonctionnalités collaboratives avancées liées à leur environnement cloud.
Au regard du coût des licences on demand et de l’obligation de mettre à jour les ordinateurs (fixes, mobiles) pour répondre aux prérequis de la version on demand office 365, la possibilité d’acheter des licences on premise office 2016 ou 2019 sur la marketplace Softcorner est une véritable aubaine pour les entreprises. Grâce au marché secondaire de la licence logicielle, elles peuvent rationaliser leurs investissements IT tout en maintenant une offre logicielle de qualité pour les collaborateurs de l’entreprise.
